Outlook 2003 je skvělý program pro správu e-mailů. Jeden problém, který s tím však mám, je, jak pomalý může být, jakmile se váš datový soubor začne velmi zvětšovat. Někteří lidé si rádi uchovávají mnoho a mnoho e-mailů ve své doručené poště, aby mohli vyhledávat starší zprávy. Jedním ze způsobů, jak zachovat starší zprávy v aplikaci Outlook 2003 a zároveň zmenšit velikost datového souboru aplikace Outlook, je konfigurace funkce automatické archivace. To přinutí Outlook automaticky archivovat e-mailové zprávy, které jsou starší než vámi určené časové období. Automatickou archivaci můžete nakonfigurovat tak, aby se spouštěla v určitém intervalu, a dokonce ji můžete před spuštěním vyzvat k potvrzení.
Použití funkce automatické archivace v aplikaci Outlook 2003
Zpočátku jsem váhal, zda začít používat automatickou archivaci, protože jsem byl z aplikace Outlook Express nucen neumožňovat programu spouštět funkce jako je tato, protože to zpomalovalo programy na procházení. Ale nyní, kdy jsou počítače mnohem výkonnější a mohou snadno provádět více úkolů najednou, může automatická archivace běžet na pozadí, zatímco vy děláte jiné věci. Pokračujte tedy ve čtení níže, abyste se naučili proces nezbytný k přizpůsobení funkce automatické archivace tak, aby vyhovovala vašim potřebám.
Až budete hotovi, zjistěte, proč by mohlo být užitečné nastavit distribuční seznam, pokud často posíláte e-maily stejné skupině lidí.
Krok 1: Spusťte aplikaci Outlook 2003.
Krok 2: Klikněte Nástroje v horní části okna a poté klikněte Možnosti.
Krok 3: Klikněte na jiný kartu v horní části okna.
Krok 4: Klikněte na Automatická archivace tlačítko ve středu okna.
Krok 5: Nakonfigurujte nastavení v tomto okně tak, aby vyhovovalo vašim potřebám. Některé důležité, které byste měli nastavit, jsou:
Vyčistěte předměty starší než – Nastavte na dobu, po kterou chcete zprávy uchovávat ve složce Doručená pošta
Každou spusťte automatickou archivaci – Jak často chcete spouštět automatickou archivaci?
Dotázat se před spuštěním automatické archivace – Chcete, aby tento nástroj běžel samostatně? Nebo chcete potvrdit, že je v pořádku, že běží?
Krok 6: Klikněte na OK tlačítko ve spodní části okna.
Používáte také Outlook 2010? Tento program má několik velmi zajímavých možností pro archivaci vašich zpráv, kontaktů a kalendářů. Pokyny k archivaci kalendáře si můžete přečíst v tomto článku. Toto je opravdu užitečná možnost, pokud svůj kalendář hojně používáte a možná budete muset v budoucnu znovu uvést své aktivity k určitému datu.
Je skutečnost, že Outlook 2003 běží pomalu, způsobena spíše starým počítačem než starým programem? Nyní je skvělý čas upgradovat na nový notebook. Na trhu je mnoho cenově dostupných možností, které budou významným upgradem staršího stroje. Jeden notebook, který se nám hodně líbí, je Dell Inspiron i15R-1632sLV. Přečtěte si naši recenzi tohoto notebooku, abyste zjistili, proč by pro vás mohl být dobrou volbou.