Starší verze aplikace Microsoft Outlook trpěly snížením výkonu, protože se zvětšila velikost souboru aplikace Outlook. Výsledkem je, že v aplikaci Microsoft Outlook 2010 existuje funkce archivace, kterou můžete použít k archivaci starých souborů, jako jsou staré e-maily, kontakty, distribuční seznamy a položky kalendáře.
Zatímco uživatelé aplikace Microsoft Outlook 2010 nezaznamenají stejné zpomalení programu jako uživatelé starých verzí, dnešní uživatelé e-mailu a kalendáře přijímají a odesílají větší množství dat, což může rychle zvětšit velikost souboru PST aplikace Outlook. Proto, i když již není nutné archivovat soubory v aplikaci Outlook jako dříve, stále je to dobrý postup pro zmenšení velikosti souboru a zlepšení výkonu vašeho e-mailového programu.
Použití Archivačního nástroje v kalendáři Outlook 2010
Pokud jste více obeznámeni s úpravou nastavení ve starších verzích programů Microsoft Office, pak může být rozložení a struktura Microsoft Outlook 2010 trochu matoucí. Většinu konfigurovatelných možností v této verzi Outlooku najdete po kliknutí na Soubor kartu v levém horním rohu okna. Tento navigační vzorec platí i pro účely tohoto tutoriálu, takže na něj klikněte Soubor tab. Klepnutím na tlačítko Informace na levé straně okna zobrazíte jinou sadu možností v hlavní části okna aplikace Outlook 2010.
Klikněte na Nástroje pro čištění tlačítko ve středu okna, které zobrazí rozevírací nabídku s další sadou možností. Klikněte na Archiv možnost ve spodní části této rozbalovací nabídky.
An Archiv okno se nyní otevře nad oknem aplikace Outlook 2010. Pokud si přejete archivovat celý soubor aplikace Outlook 2010, můžete kliknout na Archivujte všechny složky podle nastavení automatické archivace možnost v horní části okna. Chcete-li však archivovat pouze kalendář aplikace Outlook 2010, zaškrtněte políčko Archivujte tuto složku a všechny podsložky volba.
Klikněte na Kalendář možnost vybrat výchozí kalendář pro váš aktuální profil aplikace Outlook 2010. Pokud chcete archivovat jiný kalendář, například internetový kalendář, vyberte místo toho tuto možnost. Pokud vidíte šipku vlevo od požadované možnosti kalendáře, znamená to, že v této položce je více kalendářů. Pokud vyberete možnost vpravo od šipky, Outlook bude archivovat každý kalendář v této sekci.
Dokončete nastavení archivu kalendáře aplikace Outlook 2010 kliknutím na rozevírací nabídku napravo od Archivovat položky starší než a výběr data, do kterého chcete archivovat všechny položky ve vašem souboru. Klikněte na OK Pokračujte v archivaci kalendáře aplikace Outlook 2010.